Negli ultimi anni, la gestione del whistleblowing all'interno delle imprese private era normata dal D. Lgs. 231/2001 e si estendeva solo alle organizzazioni che, volontariamente, avessero scelto di adottare i modelli organizzativi MOG, con l'obbligo di implementare canali di segnalazione e di garantire una protezione contro eventuali atti ritorsivi, nei confronti di chi avesse fatto emergere violazioni dei modelli o condotte illecite.
Questo binomio tra decreto 231 e whistleblowing è stato in parte superato dal nuovo D. Lgs. 24/2023 di "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali" (Decreto Whistleblowing), entrato in vigore dal 30 marzo 2023.
COSA INTRODUCE
Tale decreto è stato emanato allo scopo di rafforzare la normativa italiana sulla protezione dei whistleblower e offrire loro maggiori tutele.
In sostanza, non circoscrive più l'applicazione dell'istituto ai soli enti dotati di un modello organizzativo MOG e alle sole segnalazioni relative ad illeciti o violazioni rilevanti per la responsabilità ex Decreto 231, ma estende l'obbligo di attivare un sistema per segnalare violazioni del diritto nazionale e dell'Unione Europea (oltre che agli enti pubblici) a tutti gli enti privati che:
• nell'ultimo anno, abbiano impiegato la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, a prescindere dal settore di appartenenza;
• rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea – elencati nell'allegato al Decreto Whistleblowing – in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell'ambiente, a prescindere dal numero dei dipendenti impiegati.
COSA FARE
Con la nuova disciplina, ogni impresa operante in Italia e rientrante nelle categorie sopra menzionate dovrà:
a. istituire canali interni per consentire segnalazioni in forma scritta, anche con modalità informatiche (ad es., adottare piattaforme IT come ASAweb, attraverso la bacheca dipendente), oppure in forma orale, attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o incontri diretti con il gestore della segnalazione;
b. affidare la gestione dei canali interni ad una persona o ad un ufficio interno autonomo, dedicato e con personale specificamente formato, o ad un soggetto esterno, anch'esso autonomo e specificamente formato;
c. adottare una procedura per regolamentare in modo preciso la gestione delle segnalazioni, prevedendo tempistiche certe (un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla presentazione della segnalazione e un riscontro sull'esito entro i successivi 3 mesi) e l'obbligo di dare un seguito diligente alle segnalazioni stesse, valutando la veridicità e la sussistenza dei fatti riportati e adottando le necessarie azioni correttive;
d. mettere a disposizione dei possibili segnalanti informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne o esterne (utilizzando il canale appositamente istituito presso l'ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione) o le divulgazioni pubbliche (tramite i mass media);
e. garantire misure di tutela per i segnalanti, consistenti in particolare nella riservatezza della loro identità e nel divieto di ritorsioni dirette e indirette nei loro confronti (ad es., licenziamento, sospensione, retrocessione di grado o mancata promozione, demansionamento, referenze negative, intimidazioni o molestie, danni reputazionali, ecc.).
CHI PUO’ SEGNALARE
Il nuovo decreto ha anche il pregio di estendere il concetto di whistleblower, includendovi non solo i dipendenti, ma anche i lavoratori autonomi, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza, i candidati, i lavoratori in prova, e gli ex dipendenti.
Inoltre, le tutele previste dal Decreto Whistleblowing – incluse le misure di sostegno fornite da enti del Terzo settore – si applicano anche ai facilitatori, ai parenti o ai colleghi di lavoro del segnalante, agli enti di proprietà del segnalante o che operano nel suo contesto lavorativo.
DA QUANDO
Il termine per adeguarsi alle disposizioni del Decreto Whistleblowing varia in base alla dimensione dell'ente e scade a partire dal:
- 15 luglio 2023 per le Società con almeno 250 dipendenti (a prescindere dal fatto che abbiano o meno adottato Modelli 231)
- 17 dicembre 2023 per le Società che abbiano da 50 a 249 dipendenti (a prescindere dal fatto che abbiano o meno adottato Modelli 231)
- 17 dicembre 2023 per le Società che abbiano da 0 a 249 dipendenti e che abbiano adottato Modelli 231.
COSA SI PUO’ SEGNALARE
In funzione dell’appartenenza al settore pubblico o privato e delle dimensioni organizzativa, l’ambito oggettivo delle segnalazioni è ampliato e comprende:
• Illeciti amministrativi, contabili civili o penali;
• Condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/01 o violazione delle prescrizioni dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo MOG;
• Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali rilevanti;
• Illeciti relativi ad appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• violazioni di norme in materia di concorrenza e aiuti di stato;
• violazioni di norme in materia di imposta sulle Società.
IL REGIME SANZIONATORIO
In definitiva, il Decreto Whistleblowing costituisce un vero e proprio obbligo giuridico che, se non adempiuto, può essere sanzionato.
Le sanzioni amministrative pecuniarie applicabili da parte di ANAC:
- da 10.000 a 50.000 euro nel caso di commissione di ritorsioni, ostacolo alla segnalazione (anche tentato) o violazione degli obblighi di riservatezza;
- da 10.000 a 50.000 euro nei casi in cui non siano stati istituiti i canali di segnalazione, non siano state adottate procedure per la gestione delle stesse, ovvero nel caso in cui tali procedure non siano conformi alle prescrizioni del decreto;
- sono inoltre previste sanzioni nel caso di segnalazioni diffamatorie o calunniose effettuate con dolo o colpa grave;
- gli Enti che abbiano adottato Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo MOG (ex D. Lgs. 231/01) devono prevedere sanzioni disciplinari per gli illeciti di cui sopra.
Siamo a vostra disposizione per seguirvi nell’attuazione del decreto, sia adottando i Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo MOG, sia per l’implementazione del nostro sistema ASAweb, che consente di attivare le segnalazioni interne in forma scritta, garantendo la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata (Capo II - Art. 4 del D. Lgs. 24/2023).
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